Công ty

Lưu giữ hồ sơ chính xác

Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu các nội dung sau:

Tính chính xác của thông tin – Hồ sơ tài chính – Lưu giữ pháp lý

Cam kết

Chúng ta lưu giữ sổ sách và hồ sơ chính xác, đúng hạn và đầy đủ tuân thủ các nguyên tắc kế toán hiện hành (tức là GAAP của Hoa Kỳ và các yêu cầu của địa phương) cũng như các biện pháp kiểm soát nội bộ.

Nhân viên nắm chức vụ tài chính hoặc kế toán có trách nhiệm đặc biệt trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, tất cả chúng ta đều góp phần vào quá trình lưu giữ hồ sơ chính xác.

Tại sao điều này lại quan trọng?

Các nhà đầu tư, cơ quan quản lý và các cơ quan khác dựa vào hồ sơ và thông tin kinh doanh chính xác và đầy đủ của chúng ta để làm việc. Thông tin chính xác là điều cần thiết để chúng ta có thể đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.

Tất cả nhân viên Jabil đều có trách nhiệm bảo quản hồ sơ do họ thực hiện. Việc không tuân thủ Chính sách Quản lý hồ sơ có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho Jabil.

Làm sao để làm điều đúng đắn?

  • Hợp đồng chính xác

    Đảm bảo tất cả các hợp đồng đều chính xác và được thực hiện đầy đủ.

  • Mục nhập tài chính rõ ràng

    Đảm bảo các mục nhập tài chính rõ ràng, đầy đủ và không che giấu bản chất thực sự của bất kỳ giao dịch nào.

  • Ghi lại doanh số chính xác

    Không bao giờ ghi lại doanh số bán hàng hoặc lô hàng không chính xác hoặc ghi trước hay ghi các khoản nợ và tài sản đã biết với giá trị thấp hơn hoặc cao hơn thực tế, hoặc trì hoãn ghi các khoản cần chi tiêu.

  • Lên tiếng

    Hãy lên tiếng nếu không chắc chắn về tính chính xác của thông tin trong hồ sơ Công ty.

  • Không kê khống

    Không bao giờ làm báo cáo chi phí hoặc bảng chấm công khống.

  • Không làm sai lệch

    Không bao giờ sửa đổi hoặc làm sai lệch tài liệu hoặc bỏ sót thông tin để lừa dối người khác.

  • Lưu giữ hồ sơ

    Đảm bảo tất cả các hồ sơ được tạo, phân loại, lưu trữ và hủy theo chính sách của chúng ta và theo kế hoạch lưu trữ hồ sơ.

  • Đặt câu hỏi

    Hãy liên hệ với Records_Program_Manager@Jabil.com nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về việc xử lý hồ sơ.

Lưu giữ pháp lý

Tài liệu chỉ được hủy theo Chính sách Quản lý hồ sơ và Kế hoạch lưu giữ hồ sơ của Jabil và không bao giờ được hủy để ứng phó hoặc đề phòng bị điều tra, kiện tụng hoặc kiểm toán.

Nếu bạn nhận được yêu cầu “Lưu giữ pháp lý”, “Chỉ thị bảo lưu” hoặc “Lưu giữ kiểm toán thuế”, bạn phải trả lời hoặc xác nhận đã nhận yêu cầu. Không thay đổi hoặc hủy thông tin. Hãy liên hệ với Bộ phận Pháp chế nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào.

Tìm hiểu thêm

Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu các nội dung sau:

Khiếu nại pháp lý – Yêu cầu thực thi theo quy định – Phản hồi chính xác

Tiếp tục đọc

Ứng xử phù hợp theo trình tự tố tụng pháp lý

Phần tiếp theo